آموزش حقوق و دستمزد در اکسل – راهنمای ساده

یکی از بخش‌های مهم در هر کسب و کار کوچک و بزرگی، محاسبات مربوط حقوق و دستمزد کارگران است. حسابداران می‌توانند با استفاده از نرم افزارها و برنامه‌های مختلف حسابداری، به تهیه‌ی فیش حقوقی کارمندان پرداخته و محاسباتی مانند محاسبه اضافه کاری، محاسبه مالیات حقوق و غیره را انجام دهند. با توجه به کاربرد و اهمیت نرم افزار اکسل در زمینه‌ی حسابداری، این مطلب را به آموزش حقوق و دستمزد در اکسل اختصاص داده‌ایم. این‌جا یاد می‌گیرید که چطور می‌توان جدول مربوط به حقوق نیروها را در اکسل تنظیم کرده و به محاسبات مربوطه بپردازیم.

در آموزش حقوق و دستمزد در اکسل، به چه چیزهایی نیاز داریم؟

در فرمول محاسبه حقوق و امور مالیاتی مربوط به آن، نیاز است تا یک‌سری اطلاعات را در جدول نرم افزار اکسل وارد کنیم. نام پرسنل و اطلاعات شخصی، ساعت کاری، مرخصی‌ها، میزان کارکرد،‌ سنوات کاری، بیمه،‌ اضافه کاری و غیره از جمله‌ی این اطلاعات هستند.

نحوه‌ی محاسبه‌ی حقوق و حداقل دستمزد، طبق یک فرمول معین که در قوانین مرتبط با قانون کار و سازمان تأمین اجتماعی، تعیین شده است؛ انجام می‌گیرد. شما می‌توانید فهرستی از عوامل تأثیرگذار روی حقوق و دستمزد کارکنان را تهیه کنید. سپس براساس این پارامترهای عادلانه،‌ محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد را انجام دهید.

هم‌چنین شما نیاز دارید تا اطلاعات مربوط به محاسبه‌ی مالیات حقوقی را نیز جمع‌آوری کنید. در ادامه‌ی مطلب، در این خصوص و محاسبات مالیاتی راهنمایی‌هایی را ارائه داده‌ایم.

آموزش تهیه لیست حقوق و دستمزد در اکسل

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، در نرم افزار اکسل می‌توانید جدول مربوط به دستمزد نیروهای خود را طراحی کنید. هم‌چنین براساس پارامترهای مورد نظر،‌ فرمول محاسبه حقوق را تعیین نمایید. این اطلاعات در قالب فیش حقوقی و گزارشات مختلف قابل ارائه خواهند بود.

پیشنهاد مطالعه: آموزش حقوق و دستمزد سپیدار به صورت گام به گام

جدول تعطیلات

برای این منظور نرم افزار اکسل را باز کنید و سپس در یک فایل جدید، جدولی با شرح زیر، ایجاد کنید. این فایل را برای تعریف تعطیلات کاری ایجاد می‌کنیم. ستون‌هایی از جدول را به تاریخ دقیق، روز، ماه و مناسبت تعطیلی اختصاص دهید.

با تهیه‌ی این فایل، بعداً شما می‌توانید برحسب ماه فیش حقوقی، تعطیلات و روزهای کاری را به‌راحتی محاسبه کنید. کافی است تا جدول تعطیلات را براساس ماه مورد نظر فیلتر کرده و تعداد سطرهای آن را محاسبه کنید. عدد به دست آمده نشان می‌دهد که در آن ماه خاص، ‌چند روز تعطیلی داشته‌ایم. بنابراین تعداد روزهای کاری استاندارد در آن ماه به‌دست می‌آید.

جدول اطلاعات مالیاتی

یکی دیگر از جداول ثابتی که شما باید برای محاسبه‌ی حقوق و دستمزد کارکنان ایجاد کنید،‌ جدول مربوط به اطلاعات مالیاتی است. این جدول را می‌توانید به‌صورت سالیانه ایجاد کرده و هربار بر اساس اطلاعات منتشر شده در قانون کار، به‌روز رسانی کنید.

آن‌چه در این جدول وارد می‌شود، اعدادی است که میزان مالیات را برمبنای محدوده‌ی حقوق ماهیانه تعیین می‌کند. این مالیات شامل یک عدد ثابت و یک درصد است که براساس رقم خالص حقوق متفاوت خواهد بود.

جدول داده‌های پرسنل

در یک فایل مجزا، اطلاعات پرسنلی کارمندان را وارد کنید. اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، عکس پرسنل، کد پرسنلی، تعداد اولاد، وضعیت تأهل و هر پارامتر دیگری که در محاسبه‌ی حقوق تأثیرگذار است، می‌بایست در این فایل وارد شوند.

شما حقوق پایه و برخی مزایا مانند حق عائله مندی یا حق فرزند را می‌توانید از روی اطلاعات موجود در این فایل، محاسبه کنید. هم‌چنین این فایل می‌تواند مبنایی برای دیگر گزارشات مربوط به کارمندان در اکسل قرار بگیرد.

جدول محاسبات حقوقی

در فایل دیگری، شما می‌توانید محاسبات حقوقی را انجام دهید. در این جدول اطلاعاتی مانند کد پرسنلی، تاریخ ماه، مالیات، حق بیمه، ‌اضافه کاری، مأموریت‌ها، ساعت کاری عادی، مرخصی‌ها و غیره وارد می‌شوند. این اطلاعات برای هر ماه و هر پرسنل به‌طور مجزا وارد می‌شوند.

شما برحسب این اطلاعات و اطلاعات استاندارد قبلی، می‌توانید حقوق هر کارمند را محاسبه کنید. بدین ترتیب که طبق قرار قبلی، شما دستمزد روزانه، ساعتی، مرخصی‌های مجاز (با پرداخت حقوق)، هزینه‌های مربوط به مزایای شغلی و غیره را می‌دانید. از طرفی با داشتن اطلاعات ماهیانه‌ی هر کارمند، می‌توانید آن را با استانداردهای قبلی تطبیق داده و میزان درآمد ماه او را محاسبه کنید.

آموزش محاسبه حقوق و دستمزد در اکسل

کاربرد اکسل برای آموزش حقوق و دستمزد در اکسل، امکان تعریف توابع و محاسبات برای تعیین فیش حقوقی کارگران خواهد بود. به‌عنوان مثال شما می‌توانید با فراخوانی تابع choose، شما می‌توانید یک جست‌وجو را در فایل خود انجام دهید.

در ادامه به شما نشان داده‌ایم که چطور می‌توانید محاسبات مربوط به حقوق نیروها را روی نمونه لیست حقوق و دستمزد در اکسل که در بخش قبل ساخته‌اید، پیاده‌سازی کنید.

آموزش محاسبه حقوق پایه

شما می‌توانید ستونی از فایل جدول محاسبات حقوقی خود را به حقوق پایه ماهیانه اختصاص دهید. برای این منظور ابتدا نیاز است تا تعداد روزهای کارکرد در ماه مورد نظر، برای هر یک از پرسنل محاسبه گردد. این کار با حذف روزهای مرخصی (مرخصی بدون حقوق) قابل محاسبه است. در واقع ممکن است بنابر توافق‌ اولیه با نیروی کار خود، شما حتی روزهای تعطیلی رسمی را نیز از روزهای کارکرد کم کنید.

علاوه بر این، شما نیاز دارید تا در ستونی مجزا، حقوق روزانه‌ی توافقی با پرسنل خود را وارد کنید. این رقم برحسب سختی کار و نوع وظیفه‌ی سپرده شده به هر نیرو، می‌تواند متفاوت باشد. این رقم می‌بایست به‌طور سالیانه و با در نظر گرفتن میزان تورم اقتصادی، به‌روزرسانی شود.

در نهایت با ضرب مقادیر این دو ستون برای هر سطر، شما می‌توانید حقوق پایه‌ی فرد را محاسبه کنید. به عنوان مثال اگر شخصی در ماه ۲۶ روز کارکرد داشته و حقوق توافقی روزانه‌ی او ۵۰۰ هزار تومان باشد؛ ستون حقوق پایه ماهیانه می‌تواند با ضرب مقدار 26 در ۵۰۰۰۰۰ به‌دست آید. بنابراین حقوق پایه‌ی این فرد، ۱۳۰۰۰۰۰۰ تومان خواهد بود.

پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری حقوق و دستمزد – راهنمای ساده برای مبتدیان

آموزش محاسبه حقوق و مزایای جانبی

کارفرمایان، یک‌سری مزایای جانبی مانند حق مسکن، حق اولاد، حق خوارو بار و غیره نیز به نیروهای خود می‌پردازند. این هزینه‌ها به‌عنوان مزایا و حقوق جانبی شناخته می‌شود. نحوه‌ی محاسبه‌ی این مبلغ نیز مانند حقوق پایه، براساس تعداد روزهای کارکرد هر نیرو خواهد بود. بدین ترتیب با توجه به شرط اولیه بر مبلغ توافق شده این گزینه، تعداد روزهای کارکرد در هزینه‌ی مورد نظر ضرب خواهد شد.

بدین تریب اگر شما روزانه ۱۰۰ هزار تومان را بابت هزینه‌ی خواروبار به نیروهای خود بپردازید و یکی از پرسنل شما ۲۶ روز کارکرد مفید در ماه داشته باشد، شما می‌بایست مبلغ ۱۰۰۰۰۰* ۲۶ را به‌عنوان هزینه‌ی خواروبار ماه به‌وی پرداخت کنید. به همین ترتیب، مبلغ برای هزینه‌ی اولاد (محاسبه براساس روز کارکرد و تعداد اولاد)، هزینه‌ی مسکن و دیگر مزایا نیز قابل محاسبه خواهد بود.

شما باید این کار با استفاده از functionها در اکسل انجام دهید تا مبالغ برای تمام سطرها (تمام پرسنل) محاسبه شود. از گزینه‌ی autoSum در بخش editing از زبانه‌ی home استفاده کرده و آرگومان‌های تابع را به نحو صحیح تعریف کنید.

محاسبه‌ی حقوق ناخالص

در نهایت، شما می‌توانید ستونی را برای محاسبه‌ی حقوق ناخالص نیروها در نظر بگیرید. این ستون از مجموع ارقام ستون‌های حقوق پایه و دیگر مزایا به‌دست می‌آید. به عبارت بهتر، برای هریک از پرسنل، حقوق ناخالص برابر است با مجموع حقوق پایه+ حق مسکن، حق اولاد، حق خواروبار و دیگر مزایایی که کارفرما به وی اعطا می‌کند. ناگفته نماند که این رقم، مبلغ پرداخت شده به شخص نبوده و باید مالیات و بیمه از آن کسر گردد.

آموزش محاسبه مالیات بر حقوق

یکی از گزینه‌های مهم در آموزش حقوق و دستمزد در اکسل، امکان محاسبه‌ی مالیات بر حقوق است. برای این منظور نیاز است تا از قبل، تعریف کنید که هر محدوده‌ی حقوقی، چه درصد مالیاتی به آن تعلق می‌گیرد. به عنوان مثال برای حقوق‌های زیر ۱۰ میلیون، درصد کم‌تری مالیات به نسبت حقوق بالای ۲۰ میلیون تعریف می‌شود.

اکنون در فایل محاسبات حقوق ماه نیروهای کاری، می‌توان جمع تمام مواردی که به آن مالیات تعلق می‌گیرد را محاسبه کرد. در مرحله‌ی بعد باید رقم به‌دست آمده را با استفاده از درصد مالیات تعریف شده برای هر محدوده، مقایسه کرده (با تعریف شرط if در اکسل) و سپس مالیات بر حقوق را محاسبه نمود.

data validation در اکسل

یکی از قابلیت‌های مهم در نرم افزار اکسل، امکان تعریف محدودیت برای اطلاعات هر فیلد است. با این قابلیت امکان اشتباه در محاسبات و ورود داده‌ها به حداقل می‌رسد. به‌عنوان مثال شما می‌توانید data validation را برای عدم ورود کدهای تکراری و نامعتبر برای کد پرسنلی، کد بیمه و کد ملی پرسنل خود استفاده کنید.

هم‌چنین استفاده از data validation در اکسل برای تعریف محدوده‌ی حقوقی مجاز هر نیرو و کنترل محاسبات مربوط به مالیات و بیمه نیز کاربرد دارد. به بیان کلی و مختصر، data validation سبب کاهش خطا در اکسل خواهد شد. این ابزار را می‌توانید از زبانه‌ی data و بخش data tools در اکسل فراخوانی کنید.

جمع بندی

در این مطلب به آموزش حقوق و دستمزد در اکسل پرداختیم. نرم افزار مایکروسافت اکسل یکی از برنامه‌های قدرتمند برای سامان‌دهی داده‌ها و محاسبات حسابداری است. شما می‌توانید در این نرم افزار به طراحی و ساخت فیش حقوقی کارمندان و نیز دیگر گزارشات مرتبط با حقوق و پرداختی‌های کارکنان بپردازید. در این مطلب، به چگونگی انجام این کار پدراخته و شما را با مراحل مربوطه آشنا کردیم.

شما می‌توانید برای درج اطلاعات و انجام محاسبات مختلف در اکسل از امکانات و قابلیت‌های این نرم افزار استفاده کرده و کارها را بسیار ساده‌تر پیش ببرید. به‌عنوان مثال استفاده از توابع تعریف شده در اکسل راهکار بسیار مناسبی برای تسریع در محاسبات خواهد بود.

پیشنهاد مطالعه: معرفی بهترین کتاب‌های آموزش حسابداری با اکسل

آموزش اکسل در مکتب خونه

برای یادگیری صفر تا صد نرم افزار حسابداری، شما می‌توانید از دوره‌های آموزش حسابداری در آکادمی مکتب خونه استفاده کنید. این دوره‌ها با هدف ارتقای مهارت‌های کاربردی کار با اکسل طراحی شده و آموزش جامعی از ترفندها و نکات مهم این نرم افزار را شامل خواهد شد. بعد از تکمیل آموزش‌های عملی در این دوره‌ها، شما برای ورود به بازار کار مرتبط آماده می‌شوید.